Training QCC (Quality Control Circle)

Tanggal 27-28 Januari 2012 yang lalu, aku mendapat kesempatan mengikuti training QCC yang diselenggarakan oleh kantorku. Sebelumnya, akan kuceritakan sedikit tentang kantor tempatku bekerja ini. Sasana Artha Finance bergerak di bidang pembiayaan, tepatnya perkreditan (leasing) sepeda motor. SAF adalah anak perusahaan dari PT Mitra Pinasthika Mustika (MPM) yaitu salah satu main dealer sepeda motor Honda di Indonesia. Oleh sebab itu, SAF hanya menangani kredit sepeda motor merk Honda. PT MPM Motor dan PT SAF telah berkembang pesat dan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia. Untuk lebih jelasnya, akses saja website www.mpm-motor.co.id atau www.saf.co.id. Di situ tersedia banyak informasi  tentang PT MPM Motor dan PT SAF.

Nah, training QCC yang akan kubagikan di sini diadakan oleh MPM Motor, dengan pembicara Bapak Yuwono, Bapak Sutarbak, dan Bapak Anggoro, plus satu orang dari PT SAF yaitu Bapak Honowahjoedi Roesli. Bertempat di PT MPM Jalan Raya Sedati, Sidoarjo, training ini diikuti oleh 40 orang dari SAF Surabaya dan 20 orang dari SAF Sidoarjo. Aku ga tau mengapa terpilih untuk mengikuti training, tapi aku sangat bersyukur karena inilah kesempatan untuk menambah pengetahuan.

Pada dasarnya, QCC (yang dalam bahasa Indonesia disebut GKM, Gugus Kendali Mutu), adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya, dengan tujuan untuk meningkatkan mutu perusahaan. Kelompok-kelompok kerja ini nantinya akan berkompetisi menghasilkan perbaikan dalam perusahaan yang nantinya akan dinilai oleh manajemen dalam sebuah panel.

Hari pertama, training tentang Basic Mentality (Mentalitas Dasar). Awal dari Basic Mentality ini adalah fokus pada pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas; karena pelanggan adalah keseluruhan dari proses, maka produk/jasa yang berkualitas berarti nilai tambah bagi pelanggan. Kualitas disini meliputi aspek QCDSM, yaitu:

Q (Quality)      : kualitas produk atau jasa

C (Cost)          : kualitas biaya rendah

D (Delivery)    : kualitas pengiriman barang atau jasa

S (Safety)       : kualitas keamanan barang

M (Moral)        : kualitas semangat melayani pelanggan

Jadi, dalam bekerja kita harus bertindak berdasarkan kebutuhan dan kepentingan pelanggan (MARKET-IN, NOT PRODUCT-OUT), seperti mengetahui apa produk kita, siapakah pelanggan kita, apakah pelanggan kita puas, dan adakah  cara lain untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Setelah itu, Basic Mentality juga mengajarkan untuk fokus pada manajemen dengan menggunakan konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action)

PLAN berarti membuat rencana yang baik sebelum memulai kerja.

DO berarti melaksanakan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

CHECK berarti meneliti hasil pekerjaan apakah telah sesuai dengan rencana.

ACTION berarti mengambil tindakan koreksi atas penyimpangan yang ada dan menyusun rencana baru.

Dalam melakukan proses PDCA, juga diperlukan kegiatan pengendalian yang meliputi penanggulangan (untuk mengurangi akibat yang lebih buruk dari timbulnya masalah selama proses kerja) dan pencegahan (untuk mencegah terulangnya masalah atau kesalahan yang sama).

Pengendalian ini harus dilakukan berdasarkan fakta atau data, serta menetapkan prinsip prioritas. Jadi, kita harus menetapkan sasaran kerja (target) yang terukur, lalu dikuatkan oleh adanya prosedur dan standarisasi tertulis, yang biasa disebut SOP.

Walaupun sudah menetapkan target dan melakukan proses PDCA yang benar, apalah artinya jika tidak didukung oleh sumber daya manusianya. Maka, Basic Mentality juga mengajarkan ”Aspek Sumber Daya Manusia” yaitu perubahan pola pikir dan  tindakan manusia untuk memperlakukan individu lain sebagai manusia seutuhnya; antara lain:

1. Tidak boleh menyalahkan orang lain. Sebaliknya, kita harus saling percaya (heart), saling mengerti (head), dan saling memberi (hand).
2. Kematangan individu; meliputi integritas, proaktif, dan mentalitas kelimpahruahan (ikhlas) sehingga membentuk pribadi yang dapat diandalkan.
3. Menciptakan kerjasama dan partisipasi dalam kelompok yang efektif.
4. Hubungan atasan dan bawahan yang harmonis.
5. Keselarasan Antarkelompok.

Setelah itu semua, Basic Mentality yang terakhir mengajarkan kita untuk fokus pada keunggulan; dengan cara bebas mencoba hal-hal baru (menemukan potensi yang belum termanfaatkan), mengelola resiko, dan belajar pada kesalahan sehingga menciptakan semangat yang pantang menyerah.

Dalam melakukan Quality Control, tentu saja kita memerlukan data yang bisa mengungkapkan fakta secara lengkap, serta sudah sesuai dengan fakta yang sebenarnya (tidak dimanipulasi). Untuk mengumpulkan data tersebut, bisa digunakan beberapa alat (perangkat kendali mutu) yang dirangkum dalam SEVEN TOOLS, yaitu:

1.      Lembar pengumpul data (check sheet)

2.     Stratifikasi, yaitu mengurai persoalan menjadi kelompok sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan.

3.      Grafik, data yang dinyatakan dalam bentuk gambar ini jadi lebih mudah dibaca, enak dilihat, dan sekaligus dapat dipaparkan sebagai perbandingan. Ada 3 macam grafik: grafik garis, grafik balok, dan grafik lingkar.

4.      Diagram Pareto; bertujuan untuk menemukan problem yang menjadi penyebab utama yang merupakan kunci dalam penyelesaian persoalan dan perbandingannya terhadap keseluruhannya.

5.      Diagram Sebab-Akibat, disebut juga diagram tulang ikan (Fish Bone Diagram), berguna untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada kualitas. Prinsip yang dipakai dalam pembuatan diagram ini adalah brainstorming (sumbang saran), jadi semakin banyak ide, semakin baik hasilnya.

Untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh, ada 5 faktor utama yang diperhatikan, yaitu dikenal dengan istilah 4M 1 E: Man (Orang), Material (Bahan), Method (Metode/Cara), Machine (Alat), dan Environment (Lingkungan).

6.      Histogram, untuk mengetahui distribusi / penyebaran data yang ada.

7.      Diagram Pencar.

Pada training itu, aku paling suka membuat diagram pareto dan diagram tulang ikan. Sangat menarik! Training hari pertama selesai pada pukul 19.00. Cukup melelahkan karena sejak jam 9 pagi kami diberi materi berupa teori yang  cukup banyak. Ngantuk.

Hari kedua, materi training berupa 8 langkah implementasi proses PDCA, yaitu:

1. Menentukan tema.
2. Mencari sebab-sebab masalah.
3. Mempelajari faktor apakah yang paling berpengaruh.
4. Membuat rencana perbaikan.
5. Melaksanakan rencana perbaikan tersebut (mencoba dalam praktek).
6. Memeriksa / mengevaluasi hasil.
7. Menetapkan standarisasi.
8. Menetapkan rencana berikutnya (tema baru).

Setelah dipaparkan teori, mulai pukul 10 pagi kami mencoba menerapkannya dalam kelompok. Aku sekelompok dengan departemenku, PGA (Personal & General Affair) yang beranggota 5 orang. Total ada 8 kelompok, antara lain dari PGA, Marketing, AR Control (pengolahan piutang), Cashier, Collector + Remedial, Accounting + Audit, dan Kredit. Kami mempraktekkan langkah 1 sampai 4 saja, yaitu baru sampai pada tahap PLAN. Di sinilah training berjalan lebih dinamis. Masing-masing kelompok berdiskusi, brainstorming untuk mengangkat tema sesuai dengan masalah yang banyak terjadi di departemennya. Lingkup kerja PGA adalah seputar kepegawaian. Kelompokku berangkat dari ide untuk membahas tentang biaya operasional kantor, antara lain biaya kertas, listrik, telepon, dan air.

Berdasarkan data, setiap bulan perusahaan mengeluarkan biaya operasional paling banyak untuk kertas, yaitu sekitar Rp 15 juta! Lalu diikuti dengan listrik (Rp 12 juta), telepon (Rp 10 juta), dan air (Rp 1 juta). Karena biaya kertas yang paling banyak, akhirnya kami sepakat mengangkat tema “Mengatasi pemborosan kertas yang berakibat pada pembengkakan biayanya”.

Kami diberi waktu berdiskusi dan mempersiapkan presentasi sampai jam 2 siang. Setelah itu, kami harus mempresentasikan hasil diskusi itu. Satu per satu wakil dari kelompok maju presentasi. Ada yang membahas tentang penjualan, administrasi kredit, masalah kredit yang macet, Juklak (petunjuk pelaksanaan) kantor, dll. Aku mewakili kelompokku maju presentasi. Karena tema yang kuangkat lebih bersifat umum, maka audiens yang mendengarkan presentasiku cukup antusias. Aku senang sekali bisa presentasi dan memaparkan opini kelompokku.

Sesi presentasi itu merupakan babak yang paling menyenangkan saat training. Santai, namun tetap serius. Seringkali malah penuh gelak tawa, karena ada aja orang yang mempresentasikan materinya secara mbanyol. Memang bakat-bakat pelawak deh! Hahaha... Presentasi dan diskusi berjalan sangat hidup, terlihat semua orang sangat menikmatinya.

Di akhir presentasi, kami mendapat koreksi ataupun saran dari para pemateri. Wajar aja, soalnya kami baru pertama kali ini mendapat materi tentang QCC dan teori yang disampaikan sangat banyak. Kata pembicaranya, seharusnya materi QCC ini disampaikan dalam 5 hari training! Karena keterbatasan waktu, jadi diringkas hanya 2 hari training. Makanya kami masih bingung dan banyak kesalahan di sana-sini. Ga apa-apa, toh masih dalam tahap belajar.

Aku ga mungkin memaparkan bagaimana hasil diskusi kelompok dan presentasiku tentang tema pemborosan kertas itu di sini, karena sangat banyak. Bisa-bisa aku bikin novel deh! Hahaha.... Tapi yang mau aku share di sini adalah senangnya mendapat wawasan baru tentang QCC. Aku jadi mulai memikirkan bagaimana implementasi PLAN-ku itu di kantor nantinya. Seperti yang telah aku kemukakan di awal, nantinya PLAN dari masing-masing kelompok itu harus diimplementasikan di kantor dan dilihat hasilnya. Jadi kami harus melakukan proses selanjutnya, yaitu DO, CHECK, dan ACTION. Nantinya, hasil PDCA tersebut akan dilombakan sampai ke Jakarta dengan para pimpinan pusat dan pemenangnya akan mendapatkan serangkaian hadiah dan fasilitas. Wah, aku mau sekali menang!

Well, dua hari training itu sangat menambah pengetahuanku. Walaupun setelah itu aku jadi terkena gejala flu karena kecapekan, aku jadi bersemangat dan menunggu training-training berikutnya! Aku siap! ^_^ 

aku saat presentasi :)